1. Introducción:
Con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas, y en el artículo 20 de la misma Carta Política que establece el derecho a la información, que conlleva el derecho a acceder, consultar, rectificar o eliminar su información; se hace necesario establecer para IMPORTADORA PIGO S.A.S. la implementación de la presente política que consiste en la responsabilidad que le asiste en la materia.
2. Objetivo:
El objetivo de nuestra política es garantizar la protección y el respeto de los datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados y socios, comprometiéndonos a dar un tratamiento adecuado y conforme a la ley de los datos personales y crediticios que se encuentren en nuestras bases de datos, estableciendo los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición en general de los datos personales tratados por IMPORTADORA PIGO S.A.S.
3. Alcance:
Esta política se aplica a todos los datos personales recopilados, procesados y almacenados por IMPORTADORA PIGO S.A.S., abarcando todas las áreas y actividades relacionadas con el tratamiento de datos. Esto incluye, pero no se limita, a la información de datos personales, sensibles y crediticios proporcionada por clientes, empleados, proveedores, socios comerciales y otros terceros en el curso de nuestra actividad comercial.
La política es aplicable a todos los empleados, directivos, contratistas y terceros que, en nombre de IMPORTADORA PIGO S.A.S., tengan acceso y sean responsables o encargados del tratamiento de los datos personales toda vez que el cumplimiento de los lineamientos aquí establecidos es esencial para asegurar que todos los procesos de manejo de datos sean realizados de conformidad con la normatividad vigente y los estándares de protección de datos.
4. Destinatarios
Esta política está dirigida a la ciudadanía en general y a los colaboradores de IMPORTADORA PIGO S.A.S., para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a la información que se encuentren en las bases de datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento ante IMPORTADORA PIGO S.A.S. cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos. La aplicación de la política se dirigirá a todas las bases de datos físicas, digitales e hibridas que sean objeto de tratamiento por parte de la compañía e igualmente en los casos que funcione como encargado del tratamiento de los datos personales.
5. Principios rectores:
En virtud de interpretación y aplicación jurídica de la ley, se tendrán los siguientes principios rectores para el tratamiento de los datos personales, sensibles y financieros:
· Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: La recolección, uso y el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
· Principio de finalidad: La recolección, uso y el tratamiento debe obedecer a una finalizad legítima de acuerdo a la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
· Principio de libertad: La recolección, uso y el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a la recolección, uso y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
· Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
· Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
· Principio de seguridad. La información sujeta a recolección, uso y tratamiento por el responsable o encargado a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso, no autorizado o fraudulenta.
· Principio de confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizad la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta. IMPORTADORA PIGO S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares de forma absolutamente confidencial haciendo uso exclusivo para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento.
· Principio de temporalidad: Los datos personales, sensibles y financieros se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los mismos.
· Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previstos en la Constitución.
· Principio de necesidad: Los datos personales tratados deberán ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
6. Responsable del tratamiento de los datos personales:
Nombre: IMPORTADORA PIGO S.A.S., empresa identificada con el NIT. 901234218-1, sociedad legalmente constituida inscrita el 29 de noviembre de 2018, bajo el número 29791 del libro IX del Registro Mercantil, de la Cámara de Comercio de Medellín- Antioquia, cuyo domicilio principal es el municipio de Medellín, departamento de Antioquia, representada legalmente por el señor Santiago Zuluaga Gomez, colombiano, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía 1.037.644.537.
Domicilio principal y dirección: IMPORTADORA PIGO S.A.S. tiene su domicilio en la ciudad de Medellín, y su cede principal se encuentra ubicada en la Carrera 56 N 51-58
Teléfonos: 3176578758
Correo electrónico: importadorapigo@gmail.com
7. Obligaciones del responsable del tratamiento de los datos personales:
IMPORTADORA PIGO S.A.S. es el responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de información de la compañía, por tiene la obligación de garantizar que esta información sea tratada de manera lícita, leal y transparente conforme las finalidades y especificaciones que deben ser previamente informadas al titular de la información.
Las obligaciones del responsable deben estar encaminadas a implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales o sensibles que se encuentren en las bases de datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, el daño o la destrucción. Además de tener que asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, debe propiciar formación continua al personal involucrado en especial en lo relacionado a la gestión adecuada de las solicitudes de los titulares de los datos.
8. Ámbito de aplicación
La presente política será aplicable a los datos registrados en cualquier base de datos de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
9. Vigencia de las bases de datos
IMPORTADORA PIGO S.A.S. aplicará lo contenido en el presente documento a las bases de datos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en las respectivas autorizaciones otorgada por los titulares y mientras sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.
10. Marco legal
· Artículo 15 y 20 de la Constitución Política, los cuales establecen el derecho de todas las personas a la infinidad personal, el buen nombre y a informar y recibir información veraz e imparcial.
· Ley 1266 de 2008, por la cual se regula el uso de los datos personales, financieros, crediticios, comerciales y de servicios registrados en un banco de datos.
· Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
· Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.
· Decreto Reglamentario 2952 de 2010, por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
· Sentencias C -1011 de 2008 y C – 748 de 2011 de la Corte Constitucional de Colombia.
11. Definiciones
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
· Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
· Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
· Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de la información, el que a su vez los entregará a usuario final.
· Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.
· Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
12. Categorización de los datos:
· Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: i) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. ii) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. iii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. iv) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
IMPORTADORA PIGO S.A.S., informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, la compañía, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.
· Dato público Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplos de este tipo de datos son los nombres y apellidos, número de cedula de ciudadanía, datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
· Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información, por ejemplo, las fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.
· Datos semiprivados: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Este tipo de datos se relacionan a información financiera y crediticia, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.
13. Tratamiento y finalidad:
El tratamiento que realizará IMPORTADORA PIGO S.A.S., o a quién represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, con la información personal, sensible y financiera, que se encuentre en sus bases de datos, será para la recolección, almacenamiento, uso y circulación en los casos aplicables y que tendrán como finalidad lo siguiente:
Empleados:
· Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación del personal de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Trámites necesarios para formación de personal, gestión y consulta de novedades de nómina, reportes de accidentes de trabajo, desarrollo de exámenes médicos y de seguridad, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, y promoción y gestión de empleo.
· Realizar afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales con los empleados de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular de la Información y sus beneficiarios.
· Expedición de certificaciones relativas a la relación del titular con IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos laborales, comerciales o de cualquier otra índole que tenga IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Consulta de novedades de nómina que tengan los trabajadores con el fin de realizar el pago de salarios y prestaciones sociales.
· Usarlos como datos de notificación para la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc…
Accionistas:
· Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables
· Divulgar información relacionada con los resultados de la evaluación anual
· Gestión interna de lista de accionistas
· Para el pago de dividendos
· Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas de la sociedad IMPORTADORA PIGO S.A.S. y sus socios, a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN -, secretaria de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Para, eventualmente, contactar vía correo electrónico o por cualquier otro medio a los accionistas para las finalidades mencionadas.
Clientes y proveedores de bienes/ servicios:
· Facilitar la correcta prestación del servicio por parte de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Enviar correos electrónicos con información tributaria, estados de cuenta, recibos de caja y noticias de interés
· Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Enviar encuestas de satisfacción para evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Efectuar la habilitación de medios de pago, controlar y prevenir fraude en todas sus modalidades y realizar todas las gestiones internas necesarias ligadas a la relación comercial vigente incluyendo cuestiones de crédito y pago
· Efectuar registros contables necesarios para cumplir con los lineamientos normativos por parte de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
· Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor y cliente, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros.
· Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas realizadas con los clientes de IMPORTADORA PIGO S.A.S., a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN -, secretaría de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio
· Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación con IMPORTADORA PIGO S.A.S., tales como, perfeccionamiento y ejecución de contratos, realización de pagos, recepción, entrega o envío de productos, todo lo anterior en el desarrollo del objeto social de la compañía.
· Adelantar la gestión de procedimientos judiciales para obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los usuarios, proveedores y clientes de IMPORTADORA PIGO S.A.S., incluida pero no limitada a la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc.
· Adecuada atención respecto a la relación que el usuario, proveedor, cliente o cualquier otra persona sostenga con IMPORTADORA PIGO S.A.S., tales como, pero sin limitarse, a solicitudes, quejas y reclamos.
· Enviar información sobre eventos, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que IMPORTADORA PIGO S.A.S. desarrolle, con ocasión a su objeto social.
· Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones economicas realizadas entre los proveedores/contratistas y IMPORTADORA PIGO S.A.S., a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN -, secretaria de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria.
· Permitir que IMPORTADORA PIGO S.A.S. cumpla con sus actividades comerciales tales como análisis de datos, investigación de mercado y demás para el mejoramiento de su servicio.
· Contactar al titular de la información por cualquiera de los datos de contacto suministrados, para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial o contractual que hay entre las partes.
· Suministrar la información a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir IMPORTADORA PIGO S.A.S., tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
· Reportar a las centrales de información de riesgo de manera directa y también por intermedio de las entidades públicas encargadas de ejercer funciones de vigilancia y control, datos tanto sobre el cumplimiento oportuno como sobre el incumplimiento, si los hubiere, de las obligaciones crediticias o de los deberes legales de contenido patrimonial del titular de la información.
· Suministrar a las centrales de información y de riesgo datos relativos a solicitudes de crédito, así como otros referentes a relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que se hayan entregado o que consten en registros públicos, bases de datos públicas o documentos públicos del titular de la información.
· Conservar, suministrar, solicitar o divulgar a DATACRÉDITO u otra central de información y de riesgo, toda la información referente al comportamiento comercial. Lo anterior implica que el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones se reflejará en las mencionadas bases de datos, en donde se consignan de manera completa todos los datos referentes al estado y comportamiento general del cumplimiento de mis obligaciones.
· La recopilación, almacenamiento, uso, circulación y supresión de mis datos personales y sensibles, con el propósito de la implementación, actualización y mantenimiento del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT).
14. Derechos de los titulares de la información:
· Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que haya sido objeto de tratamiento.
· Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
· Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
· Ser informado por el Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.
· Revocar la autorización y/o solicitas la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Los derechos mencionados podrán ser ejercidos por:
· El titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que se le ponga a disposición.
· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
· Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
15. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales:
· Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
· Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
· Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
· Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
· Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
· Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
· Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
· Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
· Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
· Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
· Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
16. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos:
Los canales para atender las consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos son al correo electrónico importadorapigo@gmail.com o al teléfono 2315233. Se dará trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos de la siguiente manera:
i) Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:
· Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
· Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
· En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
· Las consultas podrán formularse al correo importadorapigo@gmail.com
ii) Reclamos: El Titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante IMPORTADORA PIGO S.A.S. al correo electrónico importadorapigo@gmail.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
iii) Peticiones de actualización y/o rectificación:
IMPORTADORA PIGO S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta que el titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico importadorapigo@gmail.com o en medio físico, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
iv) Petición de supresión de datos:
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a IMPORTADORA PIGO S.A.S. la supresión de sus datos personales en las bases de datos en cualquiera de los siguientes eventos:
· Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
· Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados.
· Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.
17. Requisitos mínimos para el ejercicio del derecho de Habeas Data:
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, los requisitos mínimos que se deben informar para la radicación y atención de solicitudes son los siguientes:
· Nombre completo y apellidos
· Datos de contacto
· Medios para recibir respuesta a la solicitud
· Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo con breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
· Firma y número de identificación
Es importante mencionar que el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio sustancial en la presente política se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de carteleras, códigos QR o enlaces publicados en el domicilio principal y puntos de venta de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
19. Vigencia:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de Febrero de 2025 . Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos del titular serán eliminados de las bases de datos de IMPORTADORA PIGO S.A.S.
